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(一) 前言
招標文件是招標投標活動中所使用的法律性文件，是招標、投標、評標、定標的重要依據，招標文件的質量對招標工作的質量有著極其重要的作用和影響。業主單位編制出高質量的招標文件，是高標準、準確給出對所招標的要求，以及對投標單位的各方面衡量標準，以達到保障讓有實力且認真對待項目需求的供應商中標，且保證所采購的貨品或服務符合對標的物的要求的核心方法。
投標文件是表述投標人實力、信譽狀況、投標報價及投標人對招標文件響應程度的重要文件，也是評標委員會和招標人評價投標人的主要依據。企業在產品和實力滿足招標文件要求的前提下，編制出高水平的投標文件，是在競爭中能否獲勝的關鍵。因為投標文件中任何含糊不清的內容或者未予明確的細節都有可能導致能否中標或后期執行合同意見的不一致。
本期文章的內容，是針對軟件系統建設類型項目的招投標工作，論述如何從技術、商務、價格3個方面如何進行招標文件和投標文件的制作，并且給出重要內容的參考實例，以幫助各企事業單位更好地完成軟件系統建設項目招投標工作。
(二) 招標文件的內容組成與框架
(1) 技術部分
在招標文件的技術部分，主要需注重系統建設要求、評分標準及評審索引、投標文件內容要求這3個方面的編寫。
? 系統建設要求
軟件系統的建設要求，主要是從以下方面表達對系統建設的技術標準和要求。
1. 項目背景
對項目建設的起因、企業相關的管理發展情況、相關的信息化和系統建設規劃，以及各種相關的工作情況進行介紹，幫助投標單位宏觀上了解系統建設的各種驅動來源。
2. 現狀介紹
對軟件系統建設所涉及的業務管理現狀、相關信息系統現狀、相關IT基礎設施包括機房網絡和各種軟硬件設備等的現狀。
3. 項目基本內容
對項目建設的主要內容進行簡要介紹。
4. 需遵循的標準規范
對項目建設所需要引用和遵循的國際、國家、行業、企業和地方標準規范進行梳理羅列。
5. 技術架構要求
對軟件系統建設的技術路線，整體上的技術架構進行要求闡述，對其中已經明確的技術產品可以進行具體要求，或者進行具體的技術參數要求。
6. 系統功能要求
對系統業務功能和基礎管理功能提出功能結構，并對每項功能進行主要業務邏輯描述、功能要求的闡述。
7. 數據要求
對系統所涉及的各種基礎數據、業務數據的標準、梳理、采集、導入和管理提出過要求。
8. 系統集成要求
闡述標的軟件系統與企業其他軟件系統之間的集成關系，包括數據交換需求和功能協同需求，并可進一步對系統集成的實現方式提出要求。
9. 項目團隊要求
對項目團隊的崗位組成、人員數量以及人員資質等提出要求，尤其是作為項目執行核心的項目經理的經驗提出要求。
10. 項目培訓要求
對項目培訓工作提出要求，包括培訓的內容、對象、頻次、地點、課件、導師資質等的要求。
11. 驗收步驟與標準
提出對項目驗收的步驟與標準，包括需求驗收、功能驗收、系統驗收、終驗等的過程步驟和驗收標準。
12. 項目管理要求
對項目執行的管理提出要求，包括項目的現場管理、進度計劃及控制、質量保障措施、溝通管理、例會與周報機制等的要求。
13. 售后服務承諾要求
對系統的相關軟硬件設備的售后服務承諾提出要求。
? 評分標準及評審索引
評分標準是招標文件中最為重要的內容之一，是對標的各種技術要求的落地，是篩選到最為符合項目要求的供應商和軟件產品或者功能方案的至關重要的保障。
對于軟件系統項目，通常可以從項目理解、項目實施、系統性能、人員保障、項目管理、技術培訓、售后服務等方面進行評分。同時為了讓評標人員更為方便地在投標文件中快捷查找到評分項的對應描述內容，除了可以要求投標單位按照評分標準內容來進行投標文件組織外，也可以用評審索引表的方式來幫助查找對應內容。本文以一些著名央企通常的軟件系統建設項目技術評分標準與評審索引表為例，作為招標文件這部分內容的參考范本，具體內容見《附件-軟件系統建設項目技術評分標準與評審索引范本》。
? 投標文件內容要求
對投標文件中的技術方案的內容組織提出要求。一般按照評分標準來進行技術內容的展開，但為了技術方案的整體性，可以不完全與評分標準一致，至少包含（但不限于）以下內容：
1. 項目需求理解與分析
2. 項目建設的重點難點分析
3. 總體設計方案介紹
4. 系統開發基礎平臺介紹
5. 擬開發系統主要功能和應用介紹
6. 項目實施的數據方案
7. 系統集成方案
8. 項目進度安排
9. 項目團隊介紹
10. 技術支持與服務
(2) 商務部分
招標文件商務部分一般就投標單位的資質、業績等提出要求，并對投標文件商務部分的內容組成進行規定和給出模板，包括企業資質、營業執照，相關獲獎證書，證明公司業績的相關文件，以及需要的資質證明（如：雙軟企業認定、高新企業認定等等）、一般投標文件都有比較固定的格式、順序要求，直接按照招標文件要求編寫就可以了。通常招標文件商務部分的內容要求的目錄如下：
? 投標函
? 報價明細表
? 法定代表人身份證明（法定代表人證明書）
? 法定代表人授權委托書（法人授權委托書）
? 聯合體協議書
? 商務評審索引表
? 商務偏差表
? 企業簡介
? 關聯企業情況說明
? 營業執照
? 資質證明
? 財務報表
? 類似項目業績
? 投標人認為需要提交的其他商務文件
招標文件商務部分的分值在整體中占比不會太高，通常在百分制的10-20分之間，主要從投標單位的注冊資金、企業規模、資質條件、體系認證、相關業績要求等角度進行評分，具體的評分方法可以根據項目實際情況來進行編制，對于軟件系統建設項目而言，商務評分標準主要可關注在：
? 企業綜合實力方面，主要是注冊資金的要求要與標的項目的預算費用相匹配，企業規模也需能夠支撐標的項目的規模，以及企業信用等級的要求。
? 軟件企業相關的體系認證，主要包括：軟件能力成熟度CMMI認證、ISO9001質量體系認證，ISO20000 IT服務管理體系認證、ISO27001信息安全管理體系認證、ITSS運維服務能力成熟度模型等級評估認證、軟件企業認證、高新企業認證等。
? 與標的系統相關的業績要求，一般可以從近若干年（例如5年）內相關業績案例的數量進行評分，還可進一步對其中的業績合同金額進行要求。
為了在依據以上評分標準的評審讓評標人員更為方便地在投標文件中快捷查找到評分項的對應描述內容，也可用評審索引表的方式來幫助查找對應內容，具體內容參考見《附件-軟件系統建設項目招標文件商務評分標準與評審索引范本》。
(3) 價格部分
價格也會是決定招標結果的重要因素，具體的價格評分方法，一般各個企業都會有所具體規定。通常來說，公開招標的項目一般選用靶心法，在不造成惡意價格競爭的同時也保證業主單位能夠以相對優惠的價格取得項目服務。而對于邀請招標或邀請競爭性談判項目而言，更多使用低價評分法或單邊法，即最低價的價格分為滿分或合理低價以下皆為滿分，以在滿足技術要求標準的前提下達到成本最低或相對較低。具體的價格評分方法，需要依據本單位的實際規定，針對項目實際情況進行選擇和制定，具體內容參考見《附件-軟件系統建設項目招標文件價格評分標準范本》。
(三) 投標文件的編制思路與方法
(1) 技術部分
投標文件應嚴格按照國家相關法律法規和招標文件要求編制，對招標文件提出的實質性要求和條件作出逐條響應，對號入座，切不可套用標準范本答非所問，更不要畫蛇添足。主要的要點有：
1. 按招標文件要求，逐條對應答復并作必要的解釋，公司介紹不必太多，而相關的資格證書、型式試驗報告、同類別銷售合同等才是最有力的回答。
2. 響應表中各條款的響應狀況，應明確表述不可含糊，并應同標書中配置表的內容一致，這也是審查的重點。
3. 項目實施方案內容是指導本項目施工生產的計劃書。編制原則：針對投標項目突出要點、簡明扼要、因地制宜、結合實際、協調恰當。施工方案必須考慮工程的自身特點，位置、環境，著重處理該工程的矛盾點和難點問題，并應備有應 急預案。目前，投標人普遍采用本企業通用范本編制，由于采用的版式較亂又一成不變，而投標的工程普遍存在具體性、特殊性，所以在編制施工方案時既要考慮范本的通用性，更要考慮項目的特殊性、可操作性。
4. 售后服務的保障措施及優惠條款都是評標中加分的主要依據。對技術培 訓，用戶一般希望由廠方原汁原味的正規培訓,不愿意當地服務部的工地現場所謂火線培訓。當然，還有培訓中各項費用的承諾，由此所得分差距較大
5. 技術配置很重要，配置過高技術加分可能不及加價的失分，配置過低可能會失去竟爭的優勢，應考慮技術配置所占權重比例而平衡決策。
6. 投標文件扉頁的總目錄標識及頁碼的準確很重要，否則影響評標人的評標速度和情緒。
7. 技術文件一定要嚴格按照招標文件里面對技術部分的內容組成來展開，為了投標技術方案的完整性和內容組織的順暢，投標技術方案內容可以多于招標文件要求但不能有內容缺失。
8. 技術方案的編寫要注意針對評分標準來進行內容的組織和主題的展開，且要按照招標文件的要求提供符合格式要求的技術評審索引表。具體的做法本文也以一些著名央企的通用軟件系統建設項目要求為例，進行了投標文件中的評審索引表樣例制作，作為招標文件這部分內容的參考范本，具體內容見《附件-軟件系統建設項目投標文件技術方案結構與評審索引范本》。
(2) 商務部分
在編寫商務投標文件的過程中，一定要按照招標文件的要求同時結合招標文件商務評審要素，逐條響應，具體寫清楚，語句不能模糊。
相關的資質、業績證明材料要嚴格按照招標文件里面的格式要求進行羅列和材料準備，例如招標文件中會要求提供業績案例合同掃描件及發票，則投標文件中至少需要提供對應的合同的封面、內容頁、簽字頁的掃描件，以及對應的各階段收款記錄對應的發票掃描件。
商務投標文件的制作，也一定要關注招標文件中的商務部分評分標準，逐項核對評分方法，盡可能提供足夠和清晰的證明文件，以保證不丟失分數。在要求有商務評審索引表的情況下，需要按照招標文件里面的格式要求認真編寫商務評審索引表，具體內容參考見《附件-軟件系統建設項目投標文件商務部分結構與評審索引范本》。
(3) 價格部分
投標文件的價格部分編制，一方面是要按照招標文件的要求，進行報價表格的編制，針對項目內容進行細致的總價和各分項價格的報價制作，形成整體上合理的價格組成，避免因為報價不合理而意外丟分。
對于需外購的軟硬件設備和專業技術服務，需對相關廠商和渠道商進行價格洽談，盡可能拿到最為優惠的價格，這樣才能形成較低的項目成本，以支撐投標價格的競爭力。具體的價格金額確定，則是以成本評估、對本次項目的利潤期望以及對本次投標中的競爭情況等各方面的綜合判斷來最終確定的。